Jak se rychle zorientovat v účetní praxi?

Rychlost je velkým tématem několika posledních let.  Všechno je potřeba udělat hned, v co nejkratším čase. Už včera bylo pozdě. A s takovou se dostáváme i do účetní praxe a nemusí to pro nás být příjemné.

Když jsem já nastupovala do účetní praxe, dost často jsem slýchala větu: „Adélo, rychle se zorientujte.“ nebo „To už dávno mělo být hotové.“ Cítíte v těch slovech ten tlak? Já i po těch letech ano. Najednou mi ruce po klávesnici jedou tak nějak rychleji, abych už ten článek napsala. Už včera totiž bylo pozdě. Možná už předevčírem.

Odhalím Vám na úvod jedno velké tajemství. Rychlá orientace v praxi neexistuje. Takže teď už to víte a nemusíte číst dál. 🙂 Já ráda zlehčuju situaci. Úplně nejlépe se situace zlehčuje z pohodlí domova a s kávou v ruce. V té dané situaci, když hrají svou roli emoce Vaše, i kolegů, nebo Vašeho zaměstnavatele, už se zlehčuje situace daleko hůře.

Každopádně, abyste neměla pocit, že tady strávíte čas čtením nějakých filozofických úvah, chci Vám říct, proč jsem se rozhodla napsat článek na toto téma. Často mi totiž píší kolegyňky, které si stáhly můj e-book , že jim dlouho trvá, než se v praxi rozkoukají, že mají pocit, že jsou pomalé a čas od času se setkám i se strachem z vyhazovu.

A tak jsem sepsala pár tipů, jak si pro začátek trochu pomoci:

Jako máme ve škole učitele, v práci máme kolegy, kteří jsou pro nás jakýmsi živým návodem. Proto buďte pozorná, když Vám něco říkají a přemýšlejte o tom. Zároveň je pozorujte, jak pracují, po jakých šanonech sahají nejčastěji, jaký mají harmonogram dne, jak mají rozvrženou práci atd.

Naslouchání a pozorování jsou dva velice cenné nástroje. Spojí se Vám slova s obrazem, a snáze v určité situaci hledáte řešení. Já sama mám velice dobrou sluchovou paměť. Ke své nevýhodě si bohužel pamatuji i to, co bych si úplně pamatovat nepotřebovala, ale zkrátka to tak je.

V mých začátcích mi naslouchání toho, co se kolem mě děje společně s pozorováním, velice usnadnilo cestu. Často totiž máme tendence poslouchat jen tehdy, když se nás to konkrétně týká, a pokud kolegové řeší něco, co jde mimo nás, vypínáme zvuk a věnujeme se své práci.

Ohledně pozornosti je to určitě super věc. Ovšem pokud se právě potřebujete naučit fungovat v praxi, je fajn věnovat pozornost tomu, co se kolem Vás děje. Uvedu Vám mou vlastní zkušenost jako příklad:

Jako účetní nováček jsem dostala na starost účetnictví a zároveň i běžnou administrativu. V kolektivu se mi snažili namluvit, že jsou určité informace, které nepotřebuji vědět, protože je řeší ten daný kolega nebo kolegyně. Jenže to byla malá firma, kde když onemocníte, nebo jedete na dovolenou, samo se to neudělá a ve většině případech některé věci zkrátka nepočkají.  

A tak jsem zvolila svou taktiku pozorování a naslouchání. Dělala jsem si svou práci, ale zkrátka jsem zároveň vnímala, co se kolem mě děje, co se aktuálně řeší, a to i přesto, že se mě to netýkalo. Jenže vlastně týkalo, protože jako účetní do hodně věcí vidíte, a informace zkrátka potřebujete. Každopádně jsem zkrátka zahájila pozorovací mód. 

Když pak po dvou měsících mého působení ve firmě, kolegyně odletěla na delší dovolenou, jak už to tak bývá, objevilo se pár věcí, které bylo třeba vyřešit hned. A jen díky tomu, že jsem nevypnula zvuk a poslouchala, co se kolem mě děje, dokázala jsem s trochou hledání a selského rozumu situaci vyřešit, a to i přesto, že jsem tam byla opravdu krátce. 

A co tím chci říct. Může se Vám zdát, že jsem vlastně špiclovala a poslouchala o čem je řeč. Ale taky to můžete brát jako to, že jsem prostě jen chtěla být v obraze, protože jsem věděla, že to třeba můžu potřebovat, abych mohla dělat svou práci lépe. Bonusem je to, že Vás to posune vpřed. Jednak se zapíšete jako schopný člověk, který umí reagovat a zároveň i vy sama jakožto hozená do vody, se naučíte plavat mnohem rychleji.

A když myslím všechno, tak opravdu všechno! Žádné „To si budu pamatovat.“. Založte si sešit a pište si i to, co víte, nebo je nad slunce jasné. Neřešte, zda si píšete něco hloupého, co byste měla vědět. Prostě si to napište. Pamatujte si, že lépe si toho napsat víc, než méně.

Pokud máte strach, že si o Vás budou kolegové myslet, že si píšete každou blbost, chci Vám jen říct, že vy nevíte, co si oni budou nebo nebudou myslet. A ani se to nikdy nedozvíte, protože do hlavy jim nevidíte, a oni Vám pravdu s největší pravděpodobnosti nikdy neřeknou.

Ale pokud je to pro Vás stresující, tak jim třeba řekněte: „Že si ráda píšete i to, co víte, protože občas Vám něco vypadne.“ Je to takhle ok? Dost často se totiž necháme ovládnout nějakou vlastní sugescí. Díváme se na kolegu nebo kolegyni a hlavou se nám honí: „Dívá se jako že bych si to měla napsat. Tak já si to začnu psát. Teď se tváří, že si píšu každou blbost, tak tohle asi není důležité.“ Možná to tak nemáte, a pak jste šťastná žena. A možná si řeknete: „To tady snad píše o mně.“

Věřte mi, že v novém prostředí si ze začátku prostě připadáme všichni cizí, a protože chceme zapadnout a být jedním z nich, náš mozek se snaží odhadnout, co si asi tak to naše okolí myslí a podle toho pak jednáme. Děláme tedy to, co předpokládáme, že se od nás očekává. Třeba se nabízíme, že uděláme tohle a tohle a zamotáváme se do pasti.

Takže určitě pokud se chcete snáze orientovat v praxi, tak si pište všechno, ale pokud ve vás hryže myšlenka, že byste si to měla psát, protože Vám to tady říkám v článku, pak rozhodně nemusíte. Děláte to pro sebe a svou praxi. Tohle jen můj tip a je jen na Vás, jak s ním naložíte.

Často se konverzace v kanceláři točí kolem práce, projektů, účtování atd. Důležité pro hezkou atmosféru je ale trocha osobního života. Zeptejte se kolegů, jaký měli víkend, kam pojedou na dovolenou, co děti, rodina. Projevte zájem. Zajímat se o vaše kolegy Vám usnadní začátky.

Lidi mají rádi, když se o ně druzí zajímají. Sblíží Vás to, vytvoří lepší atmosféru a zároveň Vám to pomůže. Nemusíme si říkat, že atmosféra dělá strašně moc.

Když to takhle píšu, představila jsem si pár holek v kanceláři, ta jedna přijde k druhé, sedne si vedle ní a začne: „Tak povídej, jaký byl víkend? Co manžel? Co děti? Co jsi vařila? Jo ty jsi nepekla, aha. Máš hezký šaty, kde jsi je koupila?“

Tak takhle ne 😀

Buďte přirozená. Zase zajímejte se jen pokud Vás to vážně zajímá, a ne proto, že to doporučuji. Nevím, jak to máte vy, ale já třeba jsem na hustotu atmosféry v kancelářích dost citlivá a pak mi tam není dobře. Znáte to, když přijdete do práce s dobrou náladou a pak se ve dveřích objeví kolegyně nebo kolega, vlastně nemusí ani pozdravit a vy už víte, že odteď už Vaše dobrá nálada bude jen dostávat na frak.

Já se ze začátku nechávala hodně ovlivnit. Chodila jsem po špičkách a moc nemluvila. Postupně jsem se s tím naučila pracovat a začala jsem trochu dělat, jako by tam dotyčný nebo dotyčná nebyla. Ono totiž když má někdo špatnou náladu, je lepší na něj moc nemluvit. Jsou tací, kteří prostě jen mají špatnou náladu a stačí je nechat být. Pak jsou ale tací, kteří mají špatnou náladu a vyloženě se těší na sebemenší záminku, aby mohli vyvolat konflikt. Znáte? 🙂

A co s tím? Nenechte si náladu zkazit, usmívejte se, buďte milá, i když byste té dotyčné nejraději zakroutila krkem, a hoďte do placu občas nějaký vtípek. Možná to Vaši kolegyni naštve ještě víc, a nebo naopak ji to trochu rozproudí.

Vůbec teď nemluvím o nějakém „vlezdoprdelkování“ nebo tzv. „anální turistice“ :-). Mluvím o tom, abyste si sama vyhledávala informace, zajímala se, šla více do hloubky Vaší práce. Když budete mít chvilku času, vypněte Facebook a Instagram a otevřete si pár šanonů, projděte si dokumenty na justici, projděte si doklady, pročtěte si vnitropodnikovou směrnici. Nebo si stáhněte nějakou příručku, pomocí které si zopakujete informace a přečtete pár dalších tipů nebo rad.

K účetnictví patří soustavné vzdělávání. Někomu stačí, když jde dvakrát do roka na seminář o aktuálních novinkách, někdo rád studuje ve svém oboru větší hloubky. Tím, že se budete vzdělávat, prohlubovat to, co znáte, Vás bude posouvat profesně, tak znalostně, tak i z hlediska seberealizace. Já jsem ráda ve volných chvílích (a že jich bylo sakra málo), procházela šanony z minulých účetních let. Občas tam naleznete pár chyb, nebo naopak některé věci, které jste třeba nevěděla. A to je zase další krok vpřed.

Možná si říkáte, že se mi to radí, ale já sama jsem si tímto prošla a mám to v živé paměti. Jak už jsem říkala, mám skvělou sluchovou paměť, takže mi v hlavě zůstává to, co slyším, nebo mi někdo říká. Jsem navíc dost všímavá a umím si věci dát do souvislostí. Myslím, že tohle jsou skvělé vlastnosti účetní. Takže když jsem na začátku své účetní praxe, abych se nemusela pořád ptát a taky je fakt, že úplně kolegiální přístup v práci nepanoval, tak jsem se prostě jala učit tzv. na vlastní pěst.

A ono co si budeme povídat, účetní je někdy tak trochu druhý detektiv 🙂 Ve chvilkách jsem prostě prošla šanony, abych věděla jaké faktury se účtují, kolik toho asi je, jaká je administrativa atd.

A tak abych to shrnula. Představy jsou nějaké realita jiná. Na to myslete. Pokud jste čekala, že za týden budete v obraze a budete to mrskat jako Baťa cvičky, a ono to tak není, tak zpomalte. Uvědomte si, že začínáte. A začátky jsou pomalé a těžké. Dejte to na vědomí i okolí v práci. Řekněte: „Dělám, co dělat můžu, jdu takovým tempem rychle, jak jen to jde.“

Ať se Vám daří a budu ráda, za Vaše případné komentáře, nebo příběhy z praxe.

Vaše Adéla