Ze školních lavic do účetní praxe

Když skončíme školu, stane se taková věc. Skončí naše jistota, zázemí a pocit bezpečí, který škola dává. Nikdo už nás nehodnotí, neznámkuje, zda jsme zaúčtovali správně, nikdo nám neřekne správnou odpověď. Už se nemusíme učit na testy a psát taháky.

Tou dobrou zprávou je, že v praxi můžete mít taháků tolik, kolik jen chcete a kde chcete. Nikdo totiž nepřijde, aby Vás odhalil. Můžete mít taháky na stole, na nástěnce, na počítači, v mobilu, zkrátka kdekoliv.

Ale brzy zjistíte, že o těch tahácích to není. Že mnohem důležitější je to, co máte v hlavě, jak umíte přemýšlet a víte, kde co hledat.
Praxe totiž není o tom, že dostáváte souvislé příklady a musíte s účtovou osnovou a kalkulačkou v ruce napsat předkontace, pak papír odevzdat a čekat, jakou známku dostanete.

V praxi si příklady vytváříte podle dokladů, dokumentů a toho, jak daná firma funguje. Musíte se učit organizovat si dokumenty, třídit a dávat věci do souvislostí. Přemýšlet dopředu, tvořit si systém poznámek, do kterých se pak podíváte a víte, co ještě k dané situaci musíte udělat.

Když jsem přišla do praxe, měla jsem ze začátku problém vidět doklady jako celek. Nevěděla jsem, čím začít, jak postupovat. Chybělo mi to školní vedení. Chyběly mi vytištěné příklady na A4, které dávaly smysl jako celek. Ale když jsem se nad tím zamyslela, došlo mi, že v praxi je to vlastně stejné. Jen jsem si ten svůj vlastní příklad musela vytvořit sama.

Vzpomněla jsem si, že ve škole při účtování na počítači jsme vždy začínali fakturami. A tak jsem tak začala i v praxi. A vlastně jsem si to ponechala napořád. Vždy začínám fakturami. Je to takové mé rozehřívací kolo. Pak pokračuji pokladnou, následně bankou a pak vším ostatním.

Dlouho mi trvalo, než jsem si zvykla, že některé faktury mají k sobě přicvaknuté zálohové faktury. Začala jsem účtovat faktury, a pak jsem při účtování bankovního výpisu zjistila, že mi nesedí variabilní symboly. A tak jsem musela fakturu smazat, zaúčtovat zálohovou fakturu, znovu zaúčtovat fakturu a znovu spárovat s bankou. Jsou to začátečnické chyby, a ačkoliv se mi to dnes zdá úsměvné, beru to tak, že mě každá taková chyba posouvá dál.

Co z toho vyplývá pro Vás? Abyste mohla vidět účetní doklady jako celek, je důležité si je vždy předtím, než začnete účtovat, projít, dělat si poznámky, lepit si na ně barevné lepicí papírky. Založte si sešit a piště si, co s čím souvisí.

Záleží také, jaký máte účetní program, a jak Vám umožňuje opravovat zaúčtované doklady. Udělejte si svůj vlastní postup, který Vám usnadní práci a bude vám vyhovovat. Nestresujte se tím, že Vám ze začátku práce zabere strašně času. To, že Vaše kolegyně má 10 faktur zaúčtovaných za 10 minut, nic neznamená. Už nejste ve škole! Nejedete na rychlost ani na známky, ale na pečlivost, důkladnost a správnost.

I když bych moc chtěla, je těžké dát Vám univerzální návod, jak si udělat svůj vlastní systém. Jediné, co v tuhle chvíli mohu udělat, popsat Vám svůj systém.

Pokud se mi dostane do rukou hromada dokladů, nejdřív si je všechny projdu. Pokud už nemám od klientů na dokladech různé poznámky, píšu si je tam sama. Vždy si na doklady přilepím lísteček a píši si např. čemu nerozumím, na co se potřebuji zeptat, případně co je na dokladu špatně. Pokud je to smlouva, píšu si na první stranu čeho se týká, jaká je částka, datum atd. Pokud mám pocit, že mi v dokladech něco chybí, mám zavedený speciální sešit, kam si vše píšu.

Doporučuji si založit sešit, deník, nebo notes, kam si budete psát všechny poznámky k účetnictví. Nespoléhejte se prosím na to, že si to budete pamatovat. Dokladů bývá hodně, a když dojdete na konec, už nevíte, co jste si chtěla pamatovat na začátku. Ale pište si vše i když je dokladů málo. Zkrátka pište si vše. Papír snese všechno, a pokud Vám to udělá radost a rozjasní den, klidně si nakreslete i pár obrázků. 🙂 Slušných samozřejmě 🙂

V praxi jste samostatná jednotka. Už to nejsou fiktivní firmy, fiktivní doklady, u kterých je ve skutečnosti jedno, zda Vám vyšel zisk, nebo ztráta. Pro známku to samozřejmě důležité je, ale pořád je to jen známka. V praxi jde o víc. Je to skutečné. Jsou to skutečné, reálné hodnoty, a vy musíte vědět, proč jsou takové.

Že je to přeci jasné? Já vím, ale bohužel se někdy stává, že některé účetní bezhlavě účtují doklady, a pak na konci roku jim mnoho účtů nesedí. A věřte mi, že je mnohem lepší věnovat delší čas přípravě, poznámkám a následnému pečlivému účtování, než pak trávit od ledna do března několik hodin denně hledáním chyb a opravami, kterým šlo snadno předejít.

Tím samozřejmě netvrdím, že chyby nesmíte dělat. Udělat v účetnictví chybu je opravdu velice snadné, a nebudu Vám tady lhát a kasat se, že já žádné nedělám. Samozřejmě, že dělám. Ale už moc dobře vím, že když pospíchám a snažím se účtovat stylem: „šup šup, ať to mám hotové“, je to zrovna případ, kdy těch chyb udělám nejvíc. Takže v klidu a pomalu.

„No jo, ale ono se to řekne, pomalu.“ Pravda. Někdy nás čas opravdu tlačí. Ale i přesto je dobré si to po sobě alespoň zkontrolovat. Mám takový poznatek, že když pečlivě kontroluji podklady pro DPH nebo Kontrolní hlášení, většinou žádnou chybu nenajdu. Ale když ve spěchu dokumenty odešlu na finanční úřad, a pak později kontroluji, většinou se nějaká chyba objeví.

Každý to tak ale mít nemusí. Chci tím ale říct, že se prostě nemusíte stresovat, když přijdete ze školy do praxe, a nebudete hned všechno vědět, nebo účtovat dokonale. Budete dělat chyby, ale to ke každým začátkům prostě patří. Žádný účený přece z nebe nespadl. Ale zároveň je důležité se za své chyby umět postavit, přiznat je a napravit.

Pokud máte trochu obavy z praxe, chci Vám takhle na závěr říci, že nemusíte. Praxe Vás naučí strašně moc, a pokud Vás bude i bavit, tak si pěstujete zajímavý koníček. Asi jako já. 🙂